АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНИЙ ТАГИЛ
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
от 30.12.2013 № 3111
Об утверждении Положения о Системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил
В целях автоматизации процессов документооборота и делопроизводства Администрации города Нижний Тагил, руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Уставом города Нижний Тагил,
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить Положение о системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил (Приложение).
2. Разместить данное постановление на официальном сайте города Нижний Тагил.
Исполняющий полномочия Главы города,
заместитель Главы Администрации города
по социальной политике В.Г. Суров
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Администрации города
от 30.12.2013 № 3111
Положение о системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил
Глава 1. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет назначение, основные требования к системе электронного документооборота Администрации города Нижний Тагил (далее - СЭД), функции СЭД, участников СЭД и их роли в СЭД.
2. СЭД представляет собой муниципальную информационную систему, предназначенную для управления документами Администрации города Нижний Тагил, включая проекты документов.
3. СЭД предназначена для решения следующих задач:
- обеспечение комплексной автоматизации документооборота Администрации города Нижний Тагил;
- обеспечение перехода органов Администрации города Нижний Тагил от бумажного документооборота к электронному документообороту, обеспечение хранения документов в электронном виде и персонифицированного доступа к документам;
- обеспечение выполнения автоматизированного контроля над прохождением документов с момента их получения или создания до завершения исполнения;
- обеспечение контроля над своевременным исполнением поручений по документам;
- обеспечение оперативного получения информации о ходе работ по документу, о месте нахождения подлинника документа;
- обеспечение защиты от несанкционированного доступа к информации, хранящейся в системе документооборота.
4. СЭД администрации города является портальным решением, реализованным с использованием программных продуктов MS SharePoint 2010, MS Windows 2008 SR2, MS SQL 2008.
Корректная работа СЭД на компьютерах пользователей возможна только в веб-браузере Internet Explorer версии 8 и выше.
Формирование и корректировка проектов документов должна осуществляться с использованием MS Office 2010.
5. В настоящем Положении используются следующие основные понятия:
- администратор информационной безопасности - специалист, исполняющий функции обслуживания, контроля и мониторинга событий, фиксируемых системами безопасности, а также функции контроля выполнения положений и требований нормативных документов по обеспечению информационной безопасности;
- администратор СЭД - специалист, имеющий полный доступ к операционной системе программно-аппаратного комплекса СЭД;
- администратор сопровождения СЭД - специалист, имеющий административный доступ к СЭД, обеспечивающий поддержание в актуальном состоянии справочников в соответствии с заявками;
- администрирование - выполнение администратором информационной безопасности, администратором системы или администратором сопровождения СЭД действий по управлению информационными ресурсами, включая планирование баз данных, управление доступом пользователей в СЭД, определение ограничений и процедур, а также выполнение иных административных функций;
- аутентичность электронного документа - свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному документу;
- документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
- доступ к информации - возможность получения информации и ее использования;
- инцидент - незапланированное прерывание или снижение качества информационно-технической услуги;
- обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию, либо получившее на основании закона право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;
- обработка данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. К таким действиям (операциям) можно отнести: сбор, получение, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных;
- операторы сопровождения СЭД:
отдел документационного обеспечения управления по организационно-массовой работе Администрации города Нижний Тагил (входящая и исходящая корреспонденция, внутренние документы, правовые акты),
отдел организации работы с обращениями граждан управления по организационно-массовой работе Администрации города Нижний Тагил (обращения граждан),
отдел по организационно-протокольной работе управления по организационно-массовой работе Администрации города Нижний Тагил (протоколы совещаний),
юридическое управление Администрации города Нижний Тагил (договоры и муниципальные контракты);
- оператор технической поддержки СЭД – отдел автоматизации управленческих процессов управления по организационно-массовой работе Администрации города Нижний Тагил;
- отказ в работе СЭД - нарушение работоспособности программного обеспечения, программно-технических средств, серверного и телекоммуникационного оборудования, обеспечивающих функционирование СЭД;
- ошибка в работе программного обеспечения - невыполнение или некорректное выполнение программным обеспечением действий пользователя в системе;
- пользователи СЭД - уполномоченные лица, которым предоставляется доступ в СЭД на основании заявки от обладателей информации СЭД;
- поручения и указания в СЭД - зафиксированное уполномоченным обладателем информации управленческое решение Главы города Нижний Тагил, заместителей Главы Администрации города и руководителя аппарата Администрации города Нижний Тагил, руководителей органов Администрации города Нижний Тагил и иных руководителей, выданное в соответствии с их полномочиями;
- система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
- служебная переписка - передача информации посредством подготовки и направления служебных документов;
- служебный документ - входящий, исходящий, внутренний, организационный документы и правовой акт, используемые в текущей деятельности Администрации города Нижний Тагил;
- участники СЭД - Глава города Нижний Тагил, заместители Главы Администрации города, руководитель аппарата Администрации города, сотрудники органов Администрации города Нижний Тагил;
- целостность электронного документа - свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности;
- электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
- электронный документооборот - движение электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату и на хранение.
6. К СЭД предъявляются следующие требования:
1) обеспечение технологической возможности использования СЭД переменным числом его участников;
2) применение участниками СЭД совместных технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и единых программно-технических средств СЭД;
3) правомерное использование участниками СЭД программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств;
4) обеспечение целостности и сохранности передаваемой информации;
5) минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками СЭД;
6) направление и получение в форме электронного документа поручений и указаний в СЭД;
7) направление и получение участниками СЭД служебных документов в форме электронного документа в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил, иных правовых актов, регламентирующих порядок документооборота;
8) возможность постановки и снятия с контроля поручений и указаний в СЭД в соответствии с действующим законодательством;
9) обеспечение возможности использования мобильных устройств обработки данных при работе с СЭД;
10) наличие интерактивных средств в подсистеме ввода документов СЭД;
11) аутентичность, целостность электронного документа;
12) регистрация документов в СЭД путем фиксации реквизитов документа в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
13) создание документов в СЭД в соответствии с Инструкции по делопроизводству в Администрации города Нижний Тагил, номенклатурами дел и другими правовыми актами, регулирующими область документооборота и архивного дела.
Глава 2. Участники СЭД и их роли
6. Оператор технической поддержки:
1) обеспечивает работоспособность программно-аппаратных комплексов рабочих мест пользователей аппарата Администрации города Нижний Тагил, участвующих в СЭД;
2) обеспечивает работоспособность программно-технических средств и телекоммуникационного оборудования единой компьютерной сети Администрации города Нижний Тагил, развернутой в административных зданиях, в которых размещены органы Администрации города Нижний Тагил;
3) обеспечивает защиту от вредоносного кода, обнаружение компьютерных вторжений, направленных на использование уязвимостей системного и прикладного программного обеспечения, сетевых протоколов, программно-технических средств, телекоммуникационного оборудования;
4) обеспечивает работоспособность программного обеспечения, программно-технических средств, серверного и телекоммуникационного оборудования, расположенного в здании Администрации города Нижний Тагил по адресу: город Нижний Тагил, улица Пархоменко, 1а;
5) осуществляет контроль целостности информационных ресурсов и контроль доступности СЭД в режиме 24/7 с учетом утвержденного графика планово-профилактических работ;
6) осуществляет функции администратора информационной безопасности без вмешательства в инфраструктуру СЭД, включающие в себя:
- мониторинг информации, циркулирующей в СЭД, на предмет наличия (отсутствия) сведений, имеющих признаки конфиденциальной информации и информации для служебного пользования;
- регистрацию и учет средств защиты информации (в том числе средств криптографической защиты информации), входящих в состав СЭД;
7) осуществляет функции администратора СЭД;
8) осуществляет консультирование пользователей СЭД по вопросам эксплуатации, а также устранения ошибок системы в режиме "вопрос - ответ" по телефону или электронной почте;
9) организует работы по развитию и доработке СЭД;
10) обеспечивает работу по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг, касающихся функционирования СЭД;
11) определяет необходимость выделения финансовых средств на приобретение оборудования, модернизацию имеющихся программно-аппаратных комплексов, системного и прикладного программного обеспечения, доработку и сопровождение программной и аппаратной частей СЭД;
12) обеспечивает сбор и согласование предложений по функциональным изменениям и доработкам СЭД.
7. Оператор сопровождения СЭД:
1) осуществляет поддержание в актуальном состоянии справочников СЭД;
2) осуществляет контроль за соблюдением регламентных сроков прохождения документов в СЭД, вносит предложения по оптимизации процессов прохождения документов в СЭД;
3) инициирует и согласовывает функциональные изменения и доработки СЭД;
4) участвует в приемо-сдаточных испытаниях при реализации изменений и доработок СЭД;
5) осуществляет консультирование пользователей СЭД по технологическим вопросам обработки документов в СЭД в режиме «вопрос – ответ» по телефону или электронной почте.
8. Обладатели информации СЭД – органы Администрации города Нижний Тагил:
1) руководствуются требованиями настоящего Положения и правовыми актами, регламентирующими сферу делопроизводства;
2) определяют доступ работников к СЭД, ответственных работников по СЭД, ответственных работников за поддержание в актуальном состоянии справочников СЭД и направляют списки оператору технической поддержки СЭД;
3) обучают пользователей СЭД правилам работы в СЭД;
4) предоставляют возможность доступа к создаваемому в СЭД электронному документу другим пользователям СЭД;
5) сообщают обо всех инцидентах, возникающих при работе в СЭД (с обязательным указанием контактной информации), оператору технической поддержки СЭД согласно регламенту технической поддержки пользователей;
6) предоставляют оператору сопровождения СЭД информацию для поддержания в актуальном состоянии справочников СЭД;
7) для организации процедуры замещения временно отсутствующих сотрудников направляют оператору технической поддержки СЭД информацию о назначенных замещениях сотрудников;
8) обеспечивают работоспособность программно-аппаратных комплексов рабочих мест пользователей СЭД;
9) направляют и согласовывают предложения по функциональным изменениям и доработкам СЭД;
10) участвуют в приемо-сдаточных испытаниях при реализации изменений и доработок СЭД.
9. Пользователи СЭД:
1) руководствуются требованиями настоящего Положения и регламентами выполнения типовых операций в СЭД;
2) подают заявки оператору технической поддержки СЭД по устранению инцидентов при работе в СЭД, на получение консультаций.
Глава 3. Основные процессы делопроизводства,
реализуемые с использованием СЭД
10. Процессы документационного обеспечения управления в СЭД включают:
1) комплекс действий по сохранению документа или сведений о документе в СЭД, определяющих место документа в СЭД и позволяющих управлять им (далее - ввод документа);
2) доведение документа до пользователя СЭД;
3) согласование документа;
4) подписание (утверждение) документа;
5) фиксацию ведения протоколов действий (контрольной информации), выполняемых в СЭД и включающих действия пользователей СЭД и администраторов СЭД, а также действия, автоматически инициируемые самой СЭД вследствие определенных системных настроек и установок, сохраняемых в объеме, достаточном для реконструкции выполненных действий контрольной информации в СЭД;
6) передачу документа (отправку);
7) контроль исполнительской дисциплины;
8) подготовку справочных материалов и статистических отчетов в СЭД.
11. Процессы документационного обеспечения управления в СЭД в зависимости от способа приема, передачи документов делятся на следующие группы:
1) обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных, поступивших и включенных в СЭД путем регистрации, сканирования и создания электронного образа документов (включая документы, полученные средствами почтовой, электрической, фельдъегерской связи или поступившие другими способами доставки);
2) обработка организационных, внутренних документов и правовых актов в СЭД.
12. Процесс ввода документов включает процедуры регистрации, сканирования и создания электронного образа для документов на бумажном носителе или фиксирования содержания электронного документа путем запрещения внесения в него изменений.
13. Процесс ввода документа обеспечивает средства контроля, управления и функциональные возможности, позволяющие пользователям СЭД регистрировать документы независимо от формата файла - используемой внутренней структуры и/или кодировки электронного документа или компонентов электронного документа, метода кодировки и других технологических характеристик без внесения каких-либо изменений в их содержание.
16. Для реализации процессов согласования и подписания документов СЭД обеспечивает доведение документа до пользователей СЭД, являющихся исполнителями, согласующими и утверждающими по документу, с резолюцией, комментариями и поручениями по данному документу.
17. Для реализации процессов контроля и исполнения документов СЭД обеспечивает:
1) доведение сроков исполнения поручений до пользователей СЭД;
2) возможность осуществления контроля исполнения поручений и указаний, автоматического уведомления пользователей СЭД о состоянии исполнения поручений;
3) создание статистических отчетов.
